Polityka prywatności serwisu Hectaris

POLITYKA PRYWATNOŚCI SERWISU HECTARIS

Serwis dostępny pod adresem www.hectaris.ai

obowiązuje od [20.07.2026r.]

Wstęp

Niniejsza Polityka prywatności opisuje, kto, w jakim celu, w jakim zakresie i na jakiej podstawie przetwarza dane osobowe w związku z korzystaniem z serwisu internetowego i aplikacji webowej Hectaris, dostępnych pod adresem www.hectaris.ai (dalej: „Serwis”).

Polityka stanowi realizację obowiązków informacyjnych wynikających z art. 13 i 14 RODO. Pojęcia pisane wielką literą (m.in. Serwis, Klient, Użytkownik, Konto, Projekt, Materiały Klienta, Raport, Analiza AI) mają znaczenie nadane im w Regulaminie serwisu Hectaris.

1. Administrator danych

Administratorem danych osobowych Użytkowników, osób kontaktowych, osób odwiedzających Serwis oraz osób komunikujących się z nami jest Era Dronów Sp. z o.o. z siedzibą w Poznaniu, ul. Święty Marcin 29/8, 61-806 Poznań, NIP: 9372742139, REGON: 521438598, KRS: 0000959350, kapitał zakładowy: 5 000,00 zł (dalej: „Administrator”).

Kontakt z Administratorem jest możliwy:

• e-mailowo: [email protected];
• pisemnie: Era Dronów Sp. z o.o., ul. Święty Marcin 29/8, 61-806 Poznań.

Administrator nie wyznaczył Inspektora Ochrony Danych. Jeżeli Inspektor zostanie wyznaczony, jego dane kontaktowe zostaną opublikowane w aktualnej wersji Polityki prywatności.

2. Role w przetwarzaniu danych

2.1. W odniesieniu do danych Konta, danych Użytkowników, danych osób kontaktowych, danych rozliczeniowych, danych technicznych, zgód, korespondencji i logów Administrator działa jako administrator danych.

2.2. W odniesieniu do danych osobowych osób trzecich wprowadzanych do Serwisu przez Klienta, w szczególności danych właścicieli lub posiadaczy gruntów, poszkodowanych, członków zespołów szacujących, świadków, osób widocznych na materiałach zdjęciowych albo innych osób opisanych w Projekcie, administratorem tych danych jest Klient, a Era Dronów Sp. z o.o. działa jako podmiot przetwarzający.

2.3. Warunki przetwarzania danych, o których mowa w pkt 2.2, określa Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych (DPA), zawierana razem z Regulaminem albo umową indywidualną.

3. Zakres przetwarzanych danych

3.1. Dane Konta i Użytkownika

Przy rejestracji Konta zbieramy wyłącznie:

• imię i nazwisko (w jednym polu);
• adres e-mail;
• hasło (przechowywane w postaci bezpiecznego skrótu).

W trakcie korzystania z Serwisu Użytkownik może dodatkowo i dobrowolnie podać lub uzupełnić w Koncie dalsze dane, w szczególności:

Przetwarzamy również dane wynikające z korzystania z Konta: datę rejestracji, datę weryfikacji adresu e-mail, datę ostatniego logowania oraz podstawowe dane o aktywności w Serwisie.

3.2. Dane Klienta i dane rozliczeniowe

• nazwa firmy, instytucji albo organizacji;
• NIP, REGON, KRS, adres siedziby albo dane do faktury;
• dane osoby kontaktowej;
• informacje o Pakiecie, liczbie Kredytów, zamówieniu, płatności, fakturze lub rachunku, statusie płatności i historii rozliczeń.

3.3. Dane techniczne i bezpieczeństwa

• adres IP;
• identyfikatory sesji;
• typ urządzenia, system operacyjny, typ i wersja przeglądarki;
• znaczniki czasu logowania, wylogowania i działań w Serwisie;
• logi techniczne, zdarzenia bezpieczeństwa i dane diagnostyczne;
• tokeny uwierzytelniające, przechowywane zgodnie z mechanizmami bezpieczeństwa Serwisu.

3.4. Dane Projektu i Materiały Klienta

• zdjęcia z drona oraz metadane zdjęć, w tym data, czas, współrzędne GPS, wysokość lotu i parametry wykonania zdjęcia, jeżeli są zawarte w pliku;
• ortofotomapy, chmury punktów, modele terenu, obrysy, warstwy, maski, wyniki analizy i korekty Użytkownika;
• dane działek, lokalizacja, powierzchnia, rodzaj uprawy, opis szkody, data zdarzenia, informacje o pomiarze i załączniki;
• dane wprowadzane do Raportu, takie jak imię i nazwisko, adres, funkcja, podpis, numer rachunku bankowego, uwagi, zastrzeżenia albo inne informacje o osobach trzecich — jeżeli Klient zdecyduje się je wprowadzić;
• incydentalnie wizerunek osób, numery rejestracyjne pojazdów albo inne dane osobowe utrwalone na zdjęciach, jeżeli konkretna osoba może zostać zidentyfikowana.

3.5. Dane komunikacyjne

• treść wiadomości wysłanych do Administratora;
• dane kontaktowe nadawcy;
• historia obsługi zgłoszeń, reklamacji, zapytań handlowych i wsparcia technicznego.

3.6. Dane ze zgód i akceptacji dokumentów

• informacja o akceptacji Regulaminu, Polityki prywatności, DPA i innych oświadczeń oraz o udzieleniu lub cofnięciu zgód (m.in. newsletter, cookie, trenowanie modeli AI);
• wersja dokumentu; data i czas akceptacji;
• adres IP i identyfikator przeglądarki z chwili akceptacji.

3.7. Dane z plików cookie i podobnych technologii

• identyfikatory plików cookie niezbędnych do działania Serwisu;
• preferencje Użytkownika;
• dane analityczne oraz marketingowe, jeżeli Użytkownik wyraził odpowiednią zgodę.

4. Cele i podstawy prawne przetwarzania

Dane osobowe przetwarzamy w następujących celach:

4.1. Założenie i prowadzenie Konta, udostępnienie Serwisu, obsługa Projektów, generowanie Raportów i wykonanie Umowy. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO.

4.2. Obsługa Klienta, komunikacja techniczna, reset hasła, powiadomienia o działaniu Serwisu, odpowiedzi na zgłoszenia i reklamacje. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO albo art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

4.3. Rozliczenia, obsługa płatności (Kredyty, Pakiety), księgowość, fakturowanie i realizacja obowiązków podatkowych. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

4.4. Bezpieczeństwo Serwisu, przeciwdziałanie nadużyciom, ochrona Kont, wykrywanie incydentów, audyt logów i dochodzenie naruszeń. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

4.5. Dochodzenie, ustalenie i obrona roszczeń. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

4.6. Wykazanie akceptacji dokumentów, zgód i spełnienia obowiązków prawnych. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. c RODO oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

4.7. Analityka i statystyka korzystania z Serwisu — jeżeli wdrożymy narzędzia analityczne (np. Google Analytics) — na podstawie zgody, art. 6 ust. 1 lit. a RODO. Na dzień sporządzenia Polityki narzędzia analityczne mogą nie być jeszcze uruchomione; zostaną aktywowane dopiero po wyrażeniu zgody na cookie analityczne. Dane zagregowane i anonimowe mogą być wykorzystywane bezterminowo, ponieważ nie stanowią danych osobowych.

4.8. Marketing własny, wysyłka informacji handlowych lub newslettera oraz marketing automation — na podstawie zgody (art. 6 ust. 1 lit. a RODO) albo uzasadnionego interesu Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), przy zachowaniu wymogów dotyczących komunikacji elektronicznej.

4.9. Ulepszanie Serwisu oraz trenowanie, walidacja i rozwój modeli sztucznej inteligencji. Zasady wykorzystania materiałów zdjęciowych Klienta w tym celu określa sekcja 12. Dane zanonimizowane mogą być wykorzystywane po anonimizacji, ponieważ nie stanowią danych osobowych.

5. Dane osób trzecich wprowadzane przez Klienta

5.1. Klient może wprowadzać do Serwisu dane osób trzecich, jeżeli jest to potrzebne do przygotowania Projektu lub Raportu.

5.2. Klient odpowiada za posiadanie podstawy prawnej do przetwarzania tych danych, za ich prawidłowość oraz za realizację obowiązków informacyjnych wobec osób, których dane dotyczą.

5.3. Era Dronów Sp. z o.o. przetwarza takie dane wyłącznie na udokumentowane polecenie Klienta i w zakresie niezbędnym do świadczenia Usługi, chyba że przepisy prawa nakazują inaczej.

6. Decyzje zautomatyzowane i profilowanie

6.1. Serwis może wykorzystywać algorytmy analizy obrazu i modele AI do wskazywania potencjalnych obszarów uszkodzeń, pomiaru powierzchni, klasyfikacji albo przygotowania propozycji wyniku.

6.2. Wyniki analizy mają charakter wspierający. Ostateczną decyzję dotyczącą obrysu, klasyfikacji, opisu, Raportu i wykorzystania wyniku podejmuje człowiek.

6.3. Administrator nie podejmuje wobec Użytkowników ani osób trzecich decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywoływałyby wobec nich skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nich wpływały w rozumieniu art. 22 RODO.

7. Odbiorcy danych

7.1. Dane mogą być udostępniane podmiotom, które wspierają Administratora w prowadzeniu Serwisu, w szczególności:

• dostawcy hostingu, infrastruktury chmurowej, bazy danych, magazynu plików oraz kopii zapasowych — DigitalOcean, LLC / DigitalOcean Holdings, Inc., 105 Edgeview Drive, Suite 425, Broomfield, Kolorado 80021, USA (FEIN 45-5207470); na tej infrastrukturze przechowywane są m.in. baza danych Użytkowników, Projekty, zdjęcia i dane oraz wykonywane automatyczne kopie zapasowe;
• dostawca mocy obliczeniowej do przetwarzania i analizy zdjęć — Runpod, 1181 Nixon Drive, Suite 1158, Moorestown, NJ 08057, USA; na infrastrukturze Runpod nie są trwale przechowywane żadne dane ani informacje Klienta;
• dostawca hostingu poczty elektronicznej — CYBER_FOLKS Spółka Akcyjna, ul. Wierzbięcice 1B, 61-569 Poznań, NIP: 7792467259, KRS: 0000685595, REGON: 367731587;
• operator płatności — Stripe Payments Europe, Limited, 1 Grand Canal Street Lower, Grand Canal Dock, Dublin, D02 H210, Irlandia, VAT (UE): IE3206488LH, Company Number: 513174;
• dostawca narzędzi analitycznych — Google (Google Analytics), jeżeli takie narzędzia zostaną wdrożone i Użytkownik wyrazi zgodę na cookie analityczne;
• dostawcy narzędzi marketingu (w tym marketing automation) i newslettera — jeżeli takie narzędzia zostaną wdrożone i Użytkownik wyrazi wymaganą zgodę;
• biuro rachunkowe i doradcy podatkowi;
• kancelarie prawne, doradcy i audytorzy;
• dostawcy publicznych lub komercyjnych usług mapowych, geodezyjnych albo referencyjnych API, jeżeli są używane w Serwisie.

7.2. Podmioty przetwarzające dane w imieniu Administratora działają na podstawie umów powierzenia spełniających wymagania art. 28 RODO.

7.3. Dane mogą być również udostępniane uprawnionym organom publicznym, jeżeli obowiązek taki wynika z przepisów prawa.

8. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

8.1. Część dostawców Administratora, w szczególności DigitalOcean oraz Runpod, ma siedzibę w Stanach Zjednoczonych, co wiąże się z przekazywaniem danych poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG). Operator płatności (Stripe Payments Europe) oraz dostawca poczty (Cyber_Folks S.A.) mają siedzibę na terenie EOG.

8.2. Transfer danych poza EOG odbywa się wyłącznie przy zastosowaniu mechanizmów przewidzianych w RODO, w szczególności:

• decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony;
• standardowych klauzul umownych (SCC);
• dodatkowych środków bezpieczeństwa, jeżeli są wymagane.

8.3. W odniesieniu do dostawców z USA możliwe jest korzystanie z EU-US Data Privacy Framework, o ile dany dostawca jest certyfikowany w tym programie. W przeciwnym razie stosujemy inne wymagane mechanizmy transferu.

9. Okresy przechowywania danych

9.1. Dane Konta przechowujemy przez czas trwania Umowy, a po jej zakończeniu przez okres potrzebny do rozliczeń, obsługi żądań, bezpieczeństwa i obrony roszczeń.

9.2. Dane Projektów i Materiały Klienta przechowujemy przez czas trwania Umowy. Po zakończeniu Umowy dane Klienta i Projekty są usuwane w terminie do 90 dni, z uwzględnieniem cyklu kopii zapasowych.

9.3. Kopie zapasowe bazy danych są wykonywane automatycznie (co do zasady co 7 dni). Maksymalny cykl retencji kopii zapasowych wynosi 90 dni; po tym okresie kopie są nadpisywane lub usuwane.

9.4. Logi techniczne i bezpieczeństwa przechowujemy przez okres 12 miesięcy, chyba że dłuższe przechowywanie jest potrzebne w związku z incydentem lub roszczeniem.

9.5. Faktury i dokumenty księgowe przechowujemy przez okres wymagany przepisami podatkowymi i rachunkowymi.

9.6. Dane ze zgód i akceptacji dokumentów przechowujemy przez okres potrzebny do wykazania zgodności, co do zasady do czasu przedawnienia roszczeń.

9.7. Korespondencję przechowujemy przez czas obsługi sprawy, a następnie przez okres przedawnienia możliwych roszczeń.

9.8. Dane zanonimizowane mogą być przechowywane bezterminowo.

10. Pliki cookie i podobne technologie

10.1. Serwis korzysta z plików cookie i podobnych technologii, takich jak localStorage.

10.2. Stosujemy następujące kategorie:

• niezbędne — wymagane do działania Serwisu, logowania, bezpieczeństwa i zapamiętania podstawowych ustawień;
• analityczne — pomagają mierzyć korzystanie z Serwisu i poprawiać jego jakość (np. Google Analytics, o ile zostanie wdrożony), stosowane wyłącznie po udzieleniu zgody;
• marketingowe — związane z komunikacją marketingową i narzędziami marketing automation, stosowane wyłącznie po udzieleniu zgody.

10.3. Użytkownik może zarządzać zgodami cookie w panelu ustawień cookie dostępnym w Serwisie albo w ustawieniach przeglądarki. Wycofanie zgody jest równie łatwe jak jej udzielenie.

10.4. Wyłączenie plików cookie niezbędnych może uniemożliwić prawidłowe korzystanie z Serwisu.

11. Newsletter i komunikacja marketingowa

11.1. Administrator może prowadzić newsletter oraz komunikację marketingową (w tym z wykorzystaniem narzędzi marketing automation) i przesyłać informacje handlowe drogą elektroniczną.

11.2. Zapis na newsletter i otrzymywanie komunikacji marketingowej odbywa się na podstawie dobrowolnej zgody. Zgoda może być w każdym czasie cofnięta, w szczególności poprzez link rezygnacji zawarty w wiadomości lub kontakt z Administratorem, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed cofnięciem zgody.

11.3. W ramach marketing automation możemy analizować interakcje z wiadomościami (m.in. otwarcia, kliknięcia) w celu dopasowania treści; odbywa się to na podstawie zgody lub uzasadnionego interesu Administratora.

12. Wykorzystanie materiałów do trenowania modeli AI

12.1. Materiały zdjęciowe Klienta mogą być wykorzystywane do trenowania, walidacji lub ulepszania modeli sztucznej inteligencji wyłącznie łącznie po spełnieniu obu poniższych warunków:

• po uprzedniej anonimizacji danych w sposób uniemożliwiający identyfikację Klienta, Użytkowników, właścicieli lub posiadaczy gruntów oraz konkretnych spraw, oraz
• po uzyskaniu odrębnej, dobrowolnej zgody Klienta na wykorzystanie jego danych w tym celu.

12.2. Zgoda, o której mowa w pkt 12.1, może być w każdym czasie cofnięta ze skutkiem na przyszłość, poprzez kontakt z Administratorem pod adresem [email protected]. Cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania ani na wykorzystanie danych skutecznie zanonimizowanych przed cofnięciem zgody, które nie stanowią już danych osobowych.

13. Bezpieczeństwo danych

Administrator stosuje środki techniczne i organizacyjne odpowiednie do ryzyka, w szczególności:

• szyfrowanie transmisji TLS;
• kontrolę dostępu i role użytkowników;
• przechowywanie haseł w postaci skrótów;
• mechanizmy resetu hasła i weryfikacji dostępu;
• ograniczanie dostępu administracyjnego;
• kopie zapasowe;
• monitorowanie zdarzeń bezpieczeństwa;
• aktualizacje systemów i bibliotek;
• procedury reagowania na incydenty;
• zobowiązania do poufności osób mających dostęp do danych.

W razie naruszenia ochrony danych osobowych Administrator podejmuje działania wymagane przez RODO, w tym zgłasza naruszenie Prezesowi Urzędu Ochrony Danych Osobowych w terminie 72 godzin, jeżeli naruszenie powoduje ryzyko naruszenia praw lub wolności osób fizycznych.

14. Prawa osób, których dane dotyczą

Osobom, których dane dotyczą, przysługują prawa:

• dostępu do danych;
• sprostowania danych;
• usunięcia danych;
• ograniczenia przetwarzania;
• przenoszenia danych;
• sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na uzasadnionym interesie;
• cofnięcia zgody w dowolnym momencie, jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody;
• wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Żądania można kierować na adres [email protected]. Odpowiadamy bez zbędnej zwłoki, co do zasady w terminie miesiąca od otrzymania żądania. W sprawach skomplikowanych termin może zostać przedłużony o kolejne dwa miesiące, o czym poinformujemy osobę składającą żądanie.

Jeżeli żądanie dotyczy danych, które przetwarzamy jako podmiot przetwarzający na polecenie Klienta, przekażemy żądanie Klientowi albo zrealizujemy je zgodnie z jego udokumentowanym poleceniem.

15. Dobrowolność podania danych

Podanie danych jest dobrowolne, ale niektóre dane są niezbędne do założenia Konta, zawarcia Umowy, korzystania z Serwisu, obsługi płatności, wystawienia faktury lub rachunku albo realizacji obowiązków prawnych. Niepodanie wymaganych danych może uniemożliwić korzystanie z Serwisu albo wybranych funkcji.

16. Dzieci

Serwis nie jest kierowany do osób poniżej 16 roku życia. Administrator nie zbiera świadomie danych dzieci. Jeżeli uzyskamy informację, że takie dane zostały przekazane bez wymaganej podstawy prawnej, podejmiemy działania w celu ich usunięcia.

17. Zmiany Polityki prywatności

Polityka prywatności może być aktualizowana w przypadku zmiany Serwisu, zmiany dostawców, zmiany przepisów, zmiany modelu przetwarzania albo potrzeby doprecyzowania informacji. O istotnych zmianach poinformujemy Użytkowników w Serwisie lub pocztą elektroniczną.